6月13日のBBQには25人が集まり、友人が副幹事として運営に加わってくれました。以前の記事で紹介したように、開始前にはテーブルを並べ、食材や道具を運び、会場を整えました。この準備の場面を振り返ると、手を動かす速さだけでは測れない仕事があったと感じます。何を、どこまで準備するのかをそろえておくことも、その一つです。
早く進めたいときほど、確認の時間を省きたくなるものです。けれど、相手が受け取った後で迷えば、仕事全体はそこで止まります。スピードと正確さを考えるとき、私は、自分が終える時刻に加えて、相手が次に動ける状態まで見たいと思っています。
早い返事と、確かな答えを分けて考える
たとえば、会場の利用時間について質問を受けたとします。すぐに返したいからと、記憶だけで時刻を伝える。もし違っていれば、相手は予定を組み直す必要があります。これは仮の例ですが、返事を急ぐあまり確認を飛ばすと、相手の手間を増やしてしまいます。
一方、すべて調べ終わるまで返事をしないと、質問した人には状況が見えません。確認している内容と、いつ返せるかを先に知らせる。その後、確かめた答えを伝える。返事をすることと、結論を出すことを分けるだけでも、進め方は変えられます。
私が大切にしたいのは、分かっていることと、まだ分かっていないことを混ぜないことです。未確認の部分を明らかにすれば、相手も待つか、別の準備を進めるかを考えられます。早さは、答えを急いで決めることだけではありません。
確認する場所を、先に決めておく
正確に進めようとして、同じ内容を何度も読み直していると、時間はかかります。それでも見る場所が曖昧なままでは、見落としが残ることがあります。確認には、回数だけでなく、何を確かめるかという基準も必要だと思います。
イベントの案内なら、日時、場所、参加に必要なことを確認する。役割を渡すなら、担当する範囲と終わりの条件をそろえる。たとえば、机の準備を頼む場合でも、置く場所や数が分かれば、引き受けた人は判断に迷いにくくなります。こうした確認項目は、作業を始める前に考えられます。
何でも細かく決めればよいわけでもありません。任せる範囲を狭くしすぎれば、相手が工夫する余地がなくなります。間違えるとやり直しが大きくなる箇所はそろえ、その場で選べることは任せる。どこまで共有するかを考えることも、主催者の仕事です。
受け取った人の、その先を見る
私はITインフラエンジニアとして15年働いた後、独立しました。インフラの仕事では、動いている仕組みを支えるために、準備や確認が欠かせません。目の前の作業が終わっても、その後に使う人や、引き継ぐ人がいます。その視点は、今の仕事にも持っていきたいと考えています。
2022年11月に設立した合同会社ryuproでは、イベント企画・運営やコミュニティデザインなどに取り組んでいます。仕事の対象が変わっても、相手が迷わず次へ進めるようにすることは共通しています。資料を送るなら、何を見てほしいのかも添える。確認を頼むなら、返答が必要な期限を伝える。短い一文があるだけで、受け取る側の動き方は変わります。
自分の担当を終えるだけでなく、次の人が動き出せるかを確かめる。そうした仕事を重ねていくことが、また任せようと思ってもらうための土台になると私は考えています。
最近、誰かに渡した仕事や案内を一つ思い出してみてください。受け取った人は、そのまま次の行動に移れたでしょうか。今度送る前に一つだけ確かめるなら、どこを見ますか。
イベントやコミュニティの運営について、役割分担や準備の進め方から相談したい方は、ryuproにお問い合わせください。企画の内容と、関わる人の動き方を一緒に考えます。